Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Anmeldung zur FORUM BEFA. Diese Datenschutzerklärung gilt für das Anmeldeformular unter aussteller.forum-befa.com.
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie dieses Anmeldeformular nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Ihre Daten werden dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen – dies sind die Angaben, die Sie in das Anmeldeformular eingeben. Zusätzlich werden beim Absenden aus technischen und Nachweisgründen automatisch einzelne Daten erfasst (z. B. IP-Adresse, Browser-/Geräteangaben, Uhrzeit).
Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anmeldung sowie zur Absicherung der Verbindlichkeit Ihrer Unterschrift verarbeitet. Eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens findet nicht statt.
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten Daten sowie das Recht auf Berichtigung oder Löschung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Näheres finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
FORUM BEFA GmbH & Co. KGVerantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Dieses Anmeldeformular wird bei einem externen Dienstleister (Hoster) betrieben. Die im Formular erfassten personenbezogenen Daten werden auf dessen Servern in Deutschland gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um Kontakt- und Vertragsdaten, Namen, IP-Adressen sowie sonstige über das Formular übermittelte Daten handeln.
Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren und effizienten Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur datenschutzkonformen Verarbeitung haben wir mit dem Hoster einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen. Wir setzen folgenden Hoster ein:
ALL-INKL.COM – Neue Medien MünnichWir verarbeiten die von Ihnen im Formular angegebenen Daten (Firmen- und Kontaktdaten, Standwunsch, Ausstellungsgut, Logo, Angaben zum Ausstellerverzeichnis sowie Ihre elektronische Unterschrift) zur Bearbeitung und Durchführung Ihrer Anmeldung sowie zur Begründung und Abwicklung des Ausstellungsvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung); soweit Sie ausdrücklich einwilligen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Zur Absicherung der Verbindlichkeit Ihrer Unterschrift speichern wir zusätzlich technische Nachweisdaten: Zeitpunkt der Abgabe, Ihre IP-Adresse, Informationen zum verwendeten Gerät/Browser sowie einen kryptografischen Prüfwert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beweissicherung und Manipulationssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Daten werden bei unserem Hosting-Dienstleister (siehe Abschnitt 3) im Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die für das Ausstellerverzeichnis bestimmten Angaben werden – soweit von Ihnen angegeben – veröffentlicht.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und der Beweissicherung wird jede Anmeldung mehrfach abgelegt: als Zeile in einer Übersichts- und einer Detailtabelle, als druckbarer Beleg (HTML), als PDF-Beleg mit Ihrem Unterschriftsbild, als strukturierter Datensatz für die Weiterverarbeitung sowie als separate Nachweisdatei mit dem kryptografischen Prüfwert. Alle Dateien liegen auf dem in Abschnitt 3 genannten Server und sind gegen einen direkten Zugriff aus dem Internet gesperrt. Zusätzlich verbleibt die Anmeldung in den Postfächern der beteiligten E-Mail-Empfänger und wird in unsere Anmeldeverwaltung (ein separates, passwortgeschütztes System desselben Verantwortlichen) übernommen.
Sie erhalten nach dem Absenden eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Der vollständige Beleg wird dieser Mail nicht als Anhang beigefügt, sondern über einen persönlichen, kryptografisch signierten Link bereitgestellt, der 30 Tage gültig ist. Damit gelangen Vertrags-, Preis- und Unterschriftsdaten nicht ungefragt in ein fremdes Postfach, falls beim Ausfüllen eine falsche E-Mail-Adresse angegeben wurde.
Der Versand von E-Mails erfolgt über das Internet. Eine durchgehende Transportverschlüsselung zwischen allen beteiligten Mailservern können wir technisch nicht garantieren (Art. 32 DSGVO). Die interne Benachrichtigung an den Veranstalter enthält den Beleg weiterhin als Anhang.
Unter verify.php kann geprüft werden, ob ein Anmeldedatensatz nach der Unterschrift verändert wurde. Dazu ist die Referenznummer der Anmeldung erforderlich, die nur den Beteiligten vorliegt. Ausgegeben werden ausschließlich Referenz, Signatur-Kennung, Verfahrensversion, Prüfergebnis und Zeitpunkt der Unterschrift – keine Vertrags-, Firmen- oder Personendaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer nachprüfbaren Beweisdokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb. handels- und steuerrechtlich, regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre). Soweit keine speziellere Frist genannt ist, verbleiben Ihre Daten bei uns, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt; danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Für abgebrochene, abgelehnte oder irrtümlich abgesendete Anmeldungen sowie für Testdatensätze gelten die genannten Aufbewahrungsfristen nicht. Solche Datensätze werden nach abschließender Klärung – spätestens nach zwölf Monaten – auf Veranlassung des Verantwortlichen gelöscht; die Löschung wird protokolliert. Ist bereits ein Vertrag zustande gekommen, greifen ausschließlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus Abschnitt 7. Sie können die Löschung einer nicht zustande gekommenen Anmeldung jederzeit unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten verlangen.
Dieses Anmeldeformular verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies und bindet keine Dienste von Drittanbietern ein. Für die von Ihnen gewählte Sprache (Deutsch/Englisch) wird lediglich ein technisch notwendiger Eintrag im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers abgelegt. Dieser enthält keine personenbezogenen Daten und kann von Ihnen jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht werden.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anliegen) zum Zweck der Bearbeitung bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung, ferner ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.
Widerruf Ihrer Einwilligung: Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format ausgehändigt zu bekommen. Die direkte Übertragung an einen anderen Verantwortlichen erfolgt, soweit technisch machbar.
Beschwerderecht: Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten (für die Dauer der Prüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt der Löschung die Einschränkung wünschen, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen brauchen, oder wenn Sie Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben. Eingeschränkte Daten dürfen – von der Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden.
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).
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Die Angabe der als Pflichtfeld gekennzeichneten Daten ist für den Abschluss des Ausstellungsvertrags erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten.